<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=208844949630890&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
  • Kund
  • Kontakt
Norska sidan Engelska sidan
 Engelska sidan

Blogg

Office 365

februari 13, 2018
Av:

7 bra saker att tänka på när du arbetar i Microsoft Teams

Teams, Microsofts chattbaserade samarbetsverktyg, har nu funnits i snart ett år. Arbetar ni i Teams idag eller funderar på att börja använda det och undrar vad som är viktigt att tänka på? Många funktioner och förbättringar som tillkommit gör att det nu finns anledningar ta steget och börja arbeta i Teams.

1. Inledande tips när du ska arbeta i Microsoft Teams

  • Se inte Teams som något som från första dag ska ersätta tidigare arbete. Låt era Teams formas med tiden. Det finns alltid en risk att man vill överadministrera och att användarna skapar teams för varje avdelning och/eller projekt, så är risken att ni skapar oreda och massor av delar som inte används. Starta där det är störst behov och intresse från användarna.

  • Försök att inte begränsa för mycket genom administration utan vägled, styr och följ upp med användarna. Teams ska vara drivet av användarnas behov. Det finns till exempel möjlighet att styra hur namnen på teams får se ut eller begränsa vilka ord som får användas i namn istället för att centralt skapa teams och kanaler åt användarna. Låt era teams som standard vara öppna och inte privata och låt folk följa olika teams utifrån deras eget behov. Låt Teams vara ett kreativt verktyg där nya teams bildas där behov uppstår.

  • Ett tips i införandet kan vara att skapa ett mer permanent Teams som till exempel berör hela organisationen. Det passar självklart in olika på alla men detta gör att ni kan förenkla och undvika att allmän information hanteras dubbelt eller parallellt i olika team. Skapa gärna också ett test-team där ni kan prova nya integrationer och använda som läroplats.


2. Samma diskussioner och information bör inte hanteras på flera ställen

Kontrollera att det inte finns ett skapat team som redan hanterar området eller att det kanske ska skapas som en kanal i redan befintligt. Eftersom ni inte vill ha information på flera ställen eller riskera att förvirra för användarna.

3. Tänk igenom hur ni administrerar och hanterar information i Teams

Fundera över hur data och information som skapas i Teams ska hanteras. Teams ska inte användas som fillagringsplats! Filer sparade i ett teams är kopplade till teamet och när du arkiverar teamet arkiveras även filer med mera.

Produkter av ert arbete i Teams, dvs det som producerats är kanske inte avsett att placeras i själva teamet i sig, detta ska eventuellt placeras i andra verksamhetssystem. Detta bör hanteras i er organisations informationspolicy. Tänk också på vilka lagringskällor som användaren ska ha möjlighet att knyta in i Teams och övriga Office 365. Ni har också möjlighet att arbeta med verktyg som AIP (Azure Information Protection). Med AIP kan ni klassificera, märka och skydda er information helt enkelt - säkra er data.

Vet dina kollegor vad som sker med data när ett Team avslutas? – Utbilda och informera slutanvändarna både i själva Teams såväl som i ert eget arbetssätt.

4. Aktualisera era teams

Hur ofta rensar ni bort Teams som inte används längre? Har ni kontroll över externa användare? Det är lätt att det blir rörigt. Ett sätt att underhålla era teams kan vara att upprätta en funktion som innebär att varje teams-ägare behöver verifiera om teamet ska vara kvar till exempel var 6:e till 12:e månad.

5. Konversera mera

Sätt en titel på en viktig konversatt-bot2.pngion. Detta gör dem sökbara vilket kan vara väldig användbart komplement till att endast markera konversationer som favoriter.

Du kan skicka mail till kanaler vilket kan vara ett bra sätt att flytta över mailtrådar som annars tenderar att bli chattliknande konversationer i Outlook. Genom att trycka på knappen efter kanal-namnet kan du se e-postadressen och till exempel skicka vidare ett mail som ni vill diskutera vidare kring i Teams.





6. Integrera mera

Teams apps_integrera mera.pngEn av de möjligheter som finns i Teams och som med senare uppdateringar har utökats är möjligheten att integrera tredjeparts-appar och andra Microsoft-appar som till exempel Planner och OneNote.

Planner är ett uppgiftsorienterat verktyg som kan bli mycket användbart i ert team. Här ges möjlighet följa upp aktiviteter utan att använda tredjepartsverktyg och ni kan själva fästa Planner i valfri kanal.

OneNote är ett utomordentligt anteckningsverktyg och kan hanteras precis som Planner och läggas in i era kanaler. Du kan även skapa det till en ny anteckningsbok eller koppla till en befintlig.

7. Bli effektiva och ta tillvara på nyheter och förändringar

Hur ska ni som företag hantera alla förändringar som kommer inom Office 365 och produkter som Teams? Upprätta gärna en förändringshanteringsstrategi för slutanvändarnas medvetenhet och antagande av ny teknik kopplat till er IT-strategi. Antingen gör ni det själva eller så ber ni er IT-leverantör om hjälp.

Detta är avgörande för att framgångsrikt ta till sig ny teknik i er organisation. Att säkerställa medarbetarnas användande och tillfredsställelse av nya och förändrade arbetssätt är avgörande för att ni ska kunna arbeta effektivt tillsammans.

Summering

Steget in i Office 365 kan vara stort för många företag och det finns mycket att tänka på kring tekniska och legala aspekter. Men är ni där eller håller på att införa Office 365 rekommenderar vi att ni börjar använda Teams som en del i ert dagliga arbete. Ovan har jag gått igenom några tips. Genom att lära er mer och nyttja Teams fulla potential blir ni med all säkerhet effektivare.

Nu när du läst klart, börja använda Teams och testa att till exempel fråga den så kallade T-bot om du behöver hjälp.

Läs mer: Vad är Office 365 Groups och Microsoft Teams?

Tryck på knappen för att ladda ner checklistan: Så väljer du rätt IT-leverantör

Lämna en kommentar

E-postadressen publiceras inte. 

Följ oss på:

Fredrik Ehrenholm, Architect/Advisor

Har många års erfarehet inom TeleComputing. Arbetar med tjänsteutveckling men också mycket tillsammans med våra kunders beställare och IT-chefer. Jag hjälper dem utveckla sina IT-miljöer i syfte att stödja och utveckla deras verksamhetsbehov.