…Ulrika Björklund, AR Manager på TeleComputing. Rollen ingår i avdelningen Finance och förstärktes med en dedikerad resurs i april 2008 då Ulrika började sin anställning på TeleComputing.
AR Manager? Vad är det?
AR Manager är en förkortning för Account Receivable Manager. Rent generellt skulle man kunna säga att man ansvarar för utgående fakturor och inkommande betalningar, att man arbetar mot kund istället för leverantör, men det är olika från företag till företag. Hos oss betyder det att man ansvarar för faktureringsprocessen och kundreskontra. Fakturahanteringen inkluderar allting från att hantera avtal till att överföra information från stödsystem för att slutligen fakturera. Kundreskontradelen handlar om kundhantering i form av inbetalningar, påminnelser, krediteringar och manuella fakturor.
Det låter som en nyckelroll – att fakturera våra tjänster. Vilka avdelningar arbetar du med för att få fram rätt underlag?
Ja, så är det verkligen. Utslaget på ett helt år, så samarbetar jag med de flesta avdelningar, men det är främst KAM¹- och SM²-grupperna jag samarbetar med kontinuerligt. Samtidigt så har jag genom åren försökt bygga upp en egen kunskapsbank över de områden som jag ansvarar för. Det har resulterat i att jag kan sköta mitt dagliga jobb, utan att hela tiden konsultera andra.
¹Key Account Manager, ²Service Management
Har du mycket kundkontakt eller sköts det av KAM:arna?
Jag har ofta kontakt med våra kunder. När jag började på TeleComputing så ansvarade KAM:arna för alla kundkontakter, men idag så tycker jag att vi har hittat ett samarbete som fungerar bra. KAM:arnas kontaktpersoner är i regel de som är IT-ansvariga hos våra kunder, medan jag har byggt upp ett eget kontaktnät med våra kunders ekonomiavdelningar. Jag skulle vilja komma till den punkten där jag är första kontakt när det gäller fakturafrågor och sedan åtgärda de delar jag ansvarar för eller skicka ärendet vidare till rätt person inom vårt företag. På så sätt kan vi till exempel undvika att skicka ut en påminnelse på fakturor som kunden och vi ibland inte är helt överens om.
Är faktureringsarbetet som en jämn ström eller är det toppar och dalar under vissa perioder?
Här måste vi nog definiera ordet faktureringsarbete. När det gäller att trycka på ”faktureringsknappen”, så är det koncentrerat kring månadsskiftet, men så enkel är inte faktureringsprocessen hos oss - den pågår under hela månaden. Det är i och för sig ett resultat av det arbete som vi gjort tillsammans under året. Tidigare så var det extremt mycket vid månadsskiftena, men eftersom vi nu arbetar lite mer proaktivt, så har vi fått en jämnare arbetsbelastning över månaden och således en minskad arbetsbörda kring månadsskiftena.
Du ingår i avdelningen Finance. Det kanske är självförklarande att det har med finanser och ekonomi att göra, men kan det förklaras så enkelt? Kan du berätta lite mer ingående vilka ansvarsområdena är och vilka som ingår i Finance?
Internt så ser många oss som en homogen grupp, men vi har helt olika arbetsuppgifter och vi kommer i stort sett inte alls i kontakt med varandras arbetsuppgifter. Vi är fyra olika avdelningar inom Finance; Accounting, Löner, Leverantörsreskontra och Fakturering/kundreskontra. Dessutom så har vi vår chef, Ola Maalsnes, som knyter ihop säcken och arbetar med forecast, budget och en hel del intern rapportering.
Accounting: Bokslut, analys av intäkter och kostnader, förberedelse för revision, inkomstdeklarationer och skattedeklarationer, årsredovisningar samt upprättande och ändringar av bolagshandlingar. Ansvarig är Ulrika Westermark.
Löner: Lön/HR-administration i AGDA och SAP, vilket innebär: upplägg/ändring/avslut av nyanställd t ex) lönekonto och adress, utläggsredovisning, milredovisning, traktamenten, träningskort, bredband, inrapportering angående pensioner. Ansvarig är Marie Louise Åredal.
Leverantörsreskontra: Upplägg/ändring av leverantörer, hantering av inkommande fakturor, utbetalningar, periodisering och kontering, hantering av produktfakturor. Ansvarig är Christina Westberg (Jessica Calissendorff är föräldraledig).
Fakturering/kundreskontra: Kundhantering, avtalshantering, fakturering, kreditering, påminnelsehantering. Ansvarig är Ulrika Björklund.
Finns det något spännande projekt framöver inom din roll eller hela Finance att berätta om?
Vi har under en längre tid arbetat med våra processer. Vi har identifierat, analyserat och korrigerat. Eftersom så många olika avdelningar, stödsystem och personer är inblandade hos oss så är det viktigt att veta:
• Vad gör vi?
• Vem som ansvarar för att det blir gjort?
• Varför vi gör det?
• Kan vi göra det bättre eller på ett annat sätt?
Nu har vi kommit till en punkt där det mesta fungerar, så i höst kommer vi att fokusera oss på att dokumentera våra processer i en Ekonomihandbok. Vi kommer att fortsätta arbetet med att förbättra våra processer och vi kommer även att försöka titta på det ultimata sättet att arbeta med våra stödsystem. Allt detta gör vi för att ge våra kunder en bättre service och för att göra livet lite lättare för oss alla internt på TeleComputing.
Tillbaka till nyhetsbrevet